Contoh Penawaran Harga Jasa dengan Pembayaran Bertahap (Termin)

Dapatkan Contoh Penawaran Harga Jasa Pembayaran Bertahap Terbaik

Apa Itu Penawaran Harga Jasa dengan Pembayaran Bertahap (Termin)?

Penawaran harga jasa dengan pembayaran bertahap, atau sering disebut sistem termin, adalah mekanisme pembayaran yang dirancang untuk menjaga arus kas penyedia jasa sekaligus memberikan rasa aman kepada klien. Dalam sistem ini, klien membayar persentase dari harga total setelah pencapaian tonggak proyek (milestone) yang disepakati bersama. Ini berbeda dengan pembayaran penuh di awal atau di akhir, karena setiap pembayaran terikat langsung dengan kemajuan yang sudah terbukti. Sistem ini memastikan bahwa Anda hanya membayar untuk pekerjaan yang telah diselesaikan dan diverifikasi.

Mengapa Konten Ini Penting untuk Legalitas dan Kepercayaan Klien?

Menyusun penawaran harga yang jelas dan terstruktur adalah fondasi utama bagi hubungan profesional yang kuat. Artikel ini memberikan panduan langkah-demi-langkah yang praktis dan juga menyediakan template siap pakai yang dapat Anda gunakan untuk menyusun penawaran harga jasa yang tidak hanya terlihat profesional, tetapi juga aman secara hukum. Memiliki dokumen yang komprehensif, transparan, dan terikat pada hasil kerja yang jelas sangat penting untuk membangun otentisitas dan kredibilitas di mata klien, mengurangi risiko perselisihan di kemudian hari.

Struktur Wajib: 7 Elemen Kunci dalam Surat Penawaran Harga Jasa

Untuk memastikan penawaran harga Anda tidak hanya menarik secara finansial tetapi juga kuat dari segi hukum, ada tujuh elemen penting yang harus selalu Anda sertakan. Struktur yang terorganisir dan komprehensif adalah bukti otoritas dan profesionalisme Anda, yang sangat penting dalam membangun kepercayaan klien. Dengan mengikuti format ini, Anda memposisikan diri sebagai mitra yang andal dan mengerti seluk-beluk bisnis.

Komponen Dasar Surat: Dari Kop Hingga Masa Berlaku Penawaran

Setiap surat penawaran harga yang efektif dimulai dengan fondasi formalitas yang kokoh. Komponen dasar ini mencakup Kop Surat (Letterhead), Tanggal, Nomor Surat (jika ada), Penerima, dan Subjek. Salah satu aspek yang sering terlewatkan namun krusial untuk melindungi penyedia jasa adalah Masa Berlaku Penawaran.

Surat penawaran harga yang kredibel harus secara eksplisit mencakup masa berlaku, misalnya 7 atau 14 hari kerja sejak tanggal penerbitan. Masa berlaku ini berfungsi sebagai perlindungan penting bagi penyedia jasa dari potensi fluktuasi harga bahan baku, perubahan tarif, atau jadwal tim yang mendadak penuh. Jika klien menerima tawaran setelah tenggat waktu, Anda berhak meninjau ulang harga dan persyaratan, sehingga menjaga proyek tetap menguntungkan dan realistis.

Untuk memperkuat otentisitas dan legalitas di mata klien, terutama klien korporat, pastikan Anda mencantumkan detail registrasi bisnis Anda. Cantumkan nomor registrasi bisnis (seperti NIB/SIUP di Indonesia) atau NPWP perusahaan Anda dengan jelas di kop surat atau di bagian bawah surat. Data resmi ini, yang mencerminkan ketelitian dan keabsahan operasional Anda, memberikan jaminan profesionalisme yang tidak terpisahkan dari penawaran jasa yang berkualitas tinggi.

Bagian Layanan dan Lingkup Pekerjaan (Scope of Work)

Bagian ini adalah inti dari penawaran Anda, menjelaskan secara rinci apa yang akan dilakukan dan, sama pentingnya, apa yang tidak akan dilakukan. Kejelasan dalam mendefinisikan layanan adalah kunci untuk mengelola ekspektasi klien dan menjaga proyek berjalan sesuai rencana.

Untuk menghindari scope creep—situasi di mana pekerjaan melebar tanpa penyesuaian biaya—Lingkup Pekerjaan (Scope of Work atau SOW) haruslah spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Misalnya, daripada menulis “Membuat desain website,” tulis “Mengembangkan 5 halaman utama (Home, About, Services, Portfolio, Contact) dengan 2 kali revisi desain sebelum masuk tahap coding.” Definisi yang spesifik dan terukur seperti ini menghilangkan ambiguitas dan memungkinkan kedua belah pihak untuk memverifikasi hasil kerja (deliverables) yang dicapai, yang merupakan dasar untuk skema pembayaran bertahap (termin) yang sukses.

Merancang Skema Pembayaran Bertahap (Termin) yang Adil dan Aman

Penerimaan penawaran harga bukan hanya tentang harga total, melainkan juga bagaimana alur kas (cash flow) proyek diatur. Skema pembayaran bertahap, atau termin, adalah jantung dari penawaran harga jasa karena menyeimbangkan risiko antara penyedia jasa dan klien, serta menjamin proyek berjalan sesuai jadwal yang disepakati. Merancang skema yang adil dan aman adalah kunci untuk melindungi kedua belah pihak.

Metode Penentuan Termin: Berdasarkan Milestone vs. Waktu (Bulan)

Terdapat dua pendekatan utama dalam menentukan kapan pembayaran termin harus dilakukan. Metode yang paling direkomendasikan untuk jasa profesional, seperti pengembangan software, desain, atau konsultasi, adalah berdasarkan Milestone (Tonggak Proyek). Dalam pendekatan ini, pembayaran dipicu setelah penyedia jasa menyelesaikan tahapan kerja yang telah disepakati dan dapat diverifikasi hasilnya (deliverable). Misalnya, Termin 1 dibayarkan setelah “Persiapan Dokumen Hukum dan Desain Konsep Disetujui Klien.” Pendekatan ini secara kuat menunjukkan keahlian dan tanggung jawab Anda karena uang dibayarkan berdasarkan hasil nyata.

Sebaliknya, pembayaran berdasarkan waktu (bulanan) lebih sering digunakan untuk layanan retensi atau alokasi sumber daya (misalnya, maintenance bulanan atau sewa tenaga kerja paruh waktu), di mana output sulit diukur dalam milestone yang diskret. Untuk proyek, selalu usahakan menggunakan metode milestone untuk meningkatkan kepercayaan dan akuntabilitas.

Standar Termin Pembayaran yang Sering Digunakan: DP, Progress, dan Final

Bagi banyak industri jasa, dari konstruksi hingga agensi digital, telah berkembang sebuah struktur pembayaran termin standar yang terbukti efektif dan adil. Skema pembayaran termin yang paling umum adalah pembagian tiga tahap: 30% Uang Muka (Down Payment), 40% Kemajuan Proyek (Progress), dan 30% Pelunasan (Final Payment) setelah serah terima.

Uang Muka (30% DP): Dana ini berfungsi sebagai komitmen awal klien dan menutupi biaya kick-off proyek, seperti pembelian bahan baku awal, lisensi software, atau alokasi sumber daya manusia.
Kemajuan (40% Progress): Pembayaran tahap terbesar ini diberikan saat inti pekerjaan telah selesai (misalnya, prototyping atau instalasi struktur utama).
Pelunasan (30% Final): Pembayaran akhir ini menegaskan kepuasan klien dan dilakukan setelah Serah Terima Proyek, yaitu penyerahan semua aset dan dokumentasi.

Untuk kemudahan penyesuaian total harga jika terjadi perubahan lingkup pekerjaan (change request), Anda harus menggunakan persentase yang jelas, bukan nilai mata uang, dalam mendefinisikan termin. Dengan demikian, jika total nilai kontrak berubah dari Rp100.000.000 menjadi Rp110.000.000, persentase (30% DP, 40% Progress, 30% Final) secara otomatis menyesuaikan nilainya tanpa perlu negosiasi ulang struktur pembayaran.

Untuk memperkuat otentisitas dan perlindungan legal dokumen Anda, wajib untuk menyertakan kondisi Force Majeure (Keadaan Memaksa) yang jelas. Klausul ini mendefinisikan apa yang terjadi jika proyek terhambat oleh faktor di luar kendali kedua belah pihak (seperti bencana alam, pandemi, atau perang). Dengan menetapkan secara spesifik kondisi-kondisi ini, Anda menunjukkan pemahaman otoritas hukum dan kesiapan profesional, yang pada gilirannya membangun jembatan kepercayaan dengan klien bahwa Anda telah mempertimbangkan semua kemungkinan risiko. Pastikan untuk menjelaskan konsekuensi finansial dan jadwal jika kondisi Force Majeure terjadi, misalnya penundaan jadwal tanpa denda dan peninjauan ulang biaya yang dikeluarkan.

Contoh Template: Skema Pembayaran Bertahap untuk Proyek Digital Agency

Setelah memahami struktur legal dan persentase yang ideal, langkah selanjutnya adalah melihat bagaimana skema pembayaran bertahap (termin) diterjemahkan ke dalam contoh nyata. Proyek digital agency (misalnya, pengembangan situs web atau aplikasi) adalah studi kasus yang sangat baik karena memiliki tahapan kerja yang jelas dan deliverables yang mudah diverifikasi, yang sangat penting untuk membangun Kredibilitas dan Otoritas di mata klien. Berikut adalah contoh rinci skema 3-termin yang umum digunakan.

Termin 1 (DP): Tanda Tangan Kontrak dan Kick-Off Meeting (30%)

Termin pertama ini berfungsi sebagai Uang Muka (Down Payment/DP). Pembayaran 30% pada tahap ini mengamankan komitmen klien dan memungkinkan agency untuk segera memulai operasional proyek, seperti alokasi sumber daya (desainer dan developer), pembelian lisensi, dan fase discovery yang mendalam.

Kondisi untuk rilis Termin 1: Penandatanganan resmi Surat Penawaran Harga (menjadi Kontrak Jasa) dan jadwal kick-off meeting. Uang muka ini penting untuk menutupi biaya overhead awal dan merupakan indikasi seriusnya klien terhadap proyek.

Termin 2 (Progress): Desain Disetujui dan Implementasi Kode Dimulai (40%)

Termin kedua, dengan porsi terbesar sebesar 40%, adalah pembayaran yang paling krusial karena terkait langsung dengan kemajuan proyek yang signifikan. Dalam proyek digital, ini biasanya dipicu oleh pencapaian milestone desain.

Kondisi untuk rilis Termin 2: Desain User Interface/User Experience (UI/UX) keseluruhan proyek (misalnya, mockup situs web) telah disetujui secara tertulis oleh klien, dan agency telah memulai proses implementasi kode sumber/pengembangan fitur. Pembayaran ini menjamin bahwa tim development memiliki dana yang cukup untuk menyelesaikan fase konstruksi yang memakan waktu paling lama.

Termin 3 (Pelunasan): Uji Coba (Testing) dan Serah Terima Final (30%)

Termin terakhir ini mewakili pelunasan total dan dirilis setelah proyek telah selesai sepenuhnya dan siap untuk dioperasikan oleh klien. Ini adalah langkah akhir dalam proses, yang memastikan agency menerima pembayaran penuh dan klien mendapatkan produk jadi.

Kondisi untuk rilis Termin 3: Proyek telah melalui fase User Acceptance Testing (UAT) dan lulus semua bug check minor. Ini termasuk penyerahan semua aset digital, seperti kode sumber penuh, hak cipta desain, kredensial akses ke hosting/Content Management System (CMS), dan dokumentasi teknis. Mendefinisikan Serah Terima Final secara eksplisit sebagai penyerahan semua aset digital ini sangat penting, karena ini secara hukum mentransfer kepemilikan dan value proyek kepada klien, memperkuat Kredibilitas agency dalam menjaga transparansi.

Untuk proyek yang lebih kompleks, seperti integrasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) atau pembangunan properti skala besar, kami memiliki pengalaman merekomendasikan skema 4-5 tahap. Misalnya, Termin 1 (15% DP), Termin 2 (30% Sistem Requirement & Desain Database Selesai), Termin 3 (30% Implementasi Modul Kunci Selesai), dan Termin 4 (25% UAT & Go-Live). Dalam skema multi-tahap ini, setiap pembayaran secara tegas terikat pada hasil kerja (deliverables) yang dapat diverifikasi secara obyektif, memastikan pembayaran sepadan dengan nilai yang telah diberikan, dan meningkatkan Kepercayaan klien terhadap proses kerja Anda.

Sebagai langkah penting untuk menjamin Kepercayaan (Trust) klien, di dalam surat penawaran harga (atau lampirannya), Anda harus menyertakan detail rekening bank yang akan digunakan untuk transaksi. Pastikan nama pemilik rekening tersebut sesuai dengan entitas hukum (nama perusahaan atau nama individu) penyedia jasa yang tercantum di kop surat penawaran Anda. Kesesuaian ini menghilangkan keraguan klien mengenai legalitas transaksi dan merupakan praktik profesional yang mendasar.

Kiat Profesional: Meningkatkan Kepercayaan (Trust) Melalui Detail Kontrak

Menguasai penyusunan penawaran harga bukan hanya tentang menetapkan angka yang tepat, tetapi juga tentang merancang dokumen yang secara inheren membangun kepercayaan klien. Kontrak dan penawaran harga yang kredibel harus mencakup perlindungan bagi kedua belah pihak dan secara jelas menguraikan apa yang terjadi setelah proyek selesai dan jika terjadi hambatan tak terduga. Detail-detail ini yang memisahkan penyedia jasa profesional dari yang amatir.

Pentingnya Klausul Jaminan, Garansi, dan Masa Retensi (Retention Period)

Setelah klien melakukan pelunasan, kekhawatiran terbesar mereka adalah “Apakah penyedia jasa ini akan menghilang jika ada masalah?”. Untuk mengatasi keraguan ini dan meningkatkan kredibilitas Anda, masukkan klausul purna jual yang kuat.

Salah satu alat paling efektif untuk membangun keyakinan klien adalah Masa Retensi (Retention Period). Masa Retensi adalah periode waktu yang disepakati (misalnya, 30 hari hingga 90 hari) setelah proyek secara resmi selesai dan pelunasan pembayaran telah dilakukan. Selama periode ini, penyedia jasa masih bertanggung jawab penuh untuk mengatasi dan memperbaiki bug minor atau cacat sistem yang ditemukan tanpa membebankan biaya tambahan kepada klien. Contohnya, Masa Retensi 30 hari setelah pelunasan memastikan bahwa klien memiliki waktu yang cukup untuk menguji hasil kerja secara menyeluruh dalam lingkungan nyata, dan mereka terjamin bahwa setiap perbaikan kecil akan ditangani, yang secara signifikan meningkatkan kepercayaan mereka terhadap kualitas dan komitmen jangka panjang Anda.

Selain Masa Retensi, pastikan penawaran Anda juga menjelaskan secara rinci tentang:

Jaminan (Warranty): Apa yang Anda jamin akan berfungsi, misalnya, “Kami menjamin kode situs web akan berfungsi sesuai spesifikasi di semua browser modern selama 6 bulan.”
Batasan dan Pengecualian: Apa yang tidak dicakup oleh garansi (misalnya, masalah yang disebabkan oleh plugin pihak ketiga yang diinstal oleh klien setelah serah terima).

Menangani Keterlambatan Pembayaran dan Sanksi (Denda) yang Wajar

Tidak peduli seberapa lancarnya komunikasi, risiko keterlambatan pembayaran selalu ada. Menjadi otoritas di bidang Anda berarti Anda harus mengantisipasi masalah ini dengan menunjukkan pemahaman Anda tidak hanya tentang pekerjaan, tetapi juga tentang implikasi hukum.

Untuk menunjukkan pemahaman legal dan memberikan landasan yang kokoh pada penawaran Anda, tunjukkan bahwa Anda bertindak berdasarkan hukum yang berlaku. Dalam konteks Indonesia, perjanjian atau kontrak jasa (termasuk penawaran yang disetujui) tunduk pada Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata). Secara spesifik, Pasal 1239 KUH Perdata membahas mengenai kewajiban perikatan, dan bagian-bagian lain, seperti Pasal 1243, mengatur mengenai wanprestasi atau cidera janji, termasuk keterlambatan dalam melaksanakan kewajiban pembayaran. Dengan merujuk secara implisit pada kerangka hukum ini, Anda menegaskan posisi Anda sebagai entitas yang beroperasi di bawah payung hukum, yang secara langsung meningkatkan otoritas dan keseriusan Anda.

Terkait sanksi keterlambatan pembayaran, klausul harus dibuat spesifik dan transparan untuk menghindari sengketa. Denda keterlambatan pembayaran harus dinyatakan secara spesifik—misalnya, denda sebesar 0.1% per hari dari nilai termin yang belum dibayar, terhitung sejak hari pertama setelah tanggal jatuh tempo. Penting untuk disepakati di awal bahwa denda ini tidak akan melebihi persentase tertentu dari total nilai kontrak, seperti 10%, untuk menjamin kewajaran. Transparansi finansial ini sangat penting:

Contoh Klausul Denda: “Apabila pembayaran Termin 2 terlambat diterima lebih dari 7 (tujuh) hari kalender dari tanggal jatuh tempo, klien akan dikenakan denda keterlambatan sebesar 0.1% (nol koma satu persen) dari nilai termin yang bersangkutan untuk setiap hari keterlambatan, terhitung sejak hari kedelapan. Denda maksimal yang dapat dikenakan tidak akan melebihi 10% dari total Nilai Kontrak.”

Klausul ini tidak hanya berfungsi sebagai alat penegakan tetapi juga sebagai pengingat profesional bagi klien mengenai pentingnya kepatuhan terhadap jadwal pembayaran yang telah disepakati bersama.

Your Top Questions About Penawaran Harga dan Termin Pembayaran

Q1. Apakah ‘Termin’ sama dengan ‘Cicilan’ dalam Penawaran Harga Jasa?

Meskipun keduanya melibatkan pembayaran yang dipecah, termin dan cicilan memiliki perbedaan mendasar yang krusial dalam konteks penawaran harga jasa. Pemahaman yang akurat mengenai perbedaan ini sangat penting untuk menyusun kontrak yang jelas dan membangun kredibilitas (authority) di mata klien.

Termin (Pembayaran Bertahap) adalah mekanisme pembayaran yang dipicu oleh penyelesaian tahapan kerja tertentu atau milestone. Artinya, klien hanya berkewajiban membayar sejumlah persentase yang disepakati setelah Anda berhasil menyelesaikan dan menyerahkan hasil kerja (deliverable) yang terdefinisi dengan jelas untuk tahapan tersebut. Misalnya, Pembayaran Termin 2 dibayarkan setelah “Desain Wireframe disetujui klien”. Mekanisme ini memberikan rasa aman bagi klien karena pembayaran terikat langsung pada kemajuan dan kualitas hasil kerja.

Sebaliknya, cicilan adalah pembayaran berkala yang sepenuhnya berdasarkan waktu, terlepas dari kemajuan proyek. Contohnya adalah pembayaran bulanan tetap. Dalam proyek jasa, penggunaan kata “termin” lebih disarankan karena secara inheren menghubungkan nilai uang dengan kinerja dan hasil yang terukur, yang merupakan praktik standar dalam industri jasa profesional.

Q2. Berapa Persentase Maksimal Uang Muka (DP) yang Ideal untuk Proyek Jasa?

Penentuan persentase Uang Muka (Down Payment atau DP) harus didasarkan pada keseimbangan antara kebutuhan pendanaan awal penyedia jasa dan rasa kepercayaan (trust) klien. Berdasarkan pengalaman puluhan tahun dalam negosiasi kontrak jasa, DP yang ideal umumnya berkisar antara 20% hingga 35% dari total nilai kontrak.

Persentase DP ini dinilai wajar karena cukup untuk menutupi biaya operasional awal proyek (seperti pembelian lisensi, kick-off meeting, dan alokasi sumber daya) tanpa membebani klien secara berlebihan.

Peringatan Penting: Jika Anda meminta DP yang terlalu tinggi—misalnya, di atas 50%—hal ini secara tidak langsung dapat memunculkan keraguan pada klien tentang kapabilitas (expertise) dan stabilitas finansial perusahaan Anda, seolah-olah Anda tidak memiliki dana operasional untuk memulai proyek. Sebaliknya, DP yang terlalu rendah (di bawah 10%) mungkin membuat klien mempertanyakan keseriusan Anda dalam mengalokasikan sumber daya terbaik untuk proyek tersebut.

Selalu pastikan persentase DP Anda tercantum secara jelas dalam surat penawaran dan sesuai dengan standar industri untuk meningkatkan keyakinan klien terhadap profesionalisme dan integritas Anda.

Final Takeaways: Menyusun Penawaran Harga yang Aman dan Menguntungkan

3 Langkah Aksi Utama untuk Surat Penawaran Anda

Menyusun contoh penawaran harga jasa dengan pembayaran bertahap yang efektif memerlukan kombinasi antara detail teknis yang jelas dan pengamanan legal yang cermat. Kunci sukses dari penawaran jenis ini terletak pada tiga pilar utama: kejelasan deskripsi lingkup pekerjaan, penentuan tonggak proyek (milestone) yang obyektif, dan pengintegrasian klausul legal yang kuat untuk meningkatkan kredibilitas di mata klien. Pastikan klien dapat dengan mudah memahami apa yang mereka bayar pada setiap tahapan dan bahwa ada perlindungan hukum yang jelas bagi kedua belah pihak.

Langkah Berikutnya: Mengubah Penawaran Menjadi Kontrak Jasa

Setelah Anda menyusun dan mengirimkan template penawaran yang kredibel, langkah selanjutnya adalah meninjau kembali draft tersebut. Pastikan setiap termin pembayaran terikat pada hasil kerja (deliverables) yang dapat diverifikasi oleh klien, bukan hanya berdasarkan waktu. Setelah finalisasi dan persetujuan klien, kirimkan penawaran tersebut dalam format PDF profesional yang tidak dapat diedit. Penawaran yang disetujui ini kemudian akan menjadi lampiran wajib atau bahkan diintegrasikan langsung sebagai bagian dari Kontrak Jasa yang mengikat secara hukum, menandai dimulainya kolaborasi profesional Anda.